Электронный документооборот позволяет компании сократить издержки при работе с документами. Особенно актуальным ЭДО стал во время пандемии коронавируса и всеобщего перехода на удаленку. Но многие компании отказались от бумажного документооборота задолго до этих событий – и смогли сэкономить за несколько лет существенные ресурсы. О том, какой эффект может принести компании переход на электронный документооборот, Biz360.ru рассказал коммерческий директор фирмы «1С-Форус» Бронислав Макаревич.
Минусы бумажного документооборота
До 2012 года наша компания работала только с печатными документами. Объем документооборота в месяц достигал 3500 документов, сотрудники, находящиеся в 14 регионах, тратили около четырех часов в день на их обработку. Это было очень неудобно по многим причинам. Вот основные из них:
- Получение документов в непригодном состоянии. Документы терялись при перевозке и могли прибыть в непригодном состоянии из-за погодных условий и прочих обстоятельств – мокрые, грязные, мятые, рваные. Нам приходилось проводить сверку и заново готовить недостающий пакет.
- Большие затраты времени и много лишних действий. Очень много времени уходило на переоформление и переотправку документов. Бывало, что партнер получал документ неверной формы или же возвращал бумаги, подписанные не по регламенту. И приходилось оформлять все заново. Некоторые поставщики из других регионов не предоставляли дубликаты документов, и нашим представителям приходилось ездить в офисы и под роспись брать документы повторно.
- Появление ошибок в документах. Наша бухгалтерия при получении оригиналов документов вносила данные из них в программу вручную. Это создавало риск появления ошибок при заполнении.
- Денежные затраты. Бумажный документооборот – это постоянные затраты на отправку документов. Если партнеру нужно было на следующий день получить пакет документов, нам приходилось обеспечивать экспресс-доставку или привлекать курьеров. Более того, необходимо было закупать огромное количество бумаги, обслуживать принтеры и т.д.
Выбор программного решения
Мы понимали, что компании нужно двигаться дальше и переводить документооборот в электронный формат. Но в России на тот момент – в начале 2012 года – не было производственной и судебной практики ведения электронного документооборота (далее – ЭДО). Только в мае 2012 года электронные документы стали равноценны бумажным на законодательном уровне. Тогда мы и начали поиск решений.
Изучив различные программы и сервисы, мы остановились на продукте «1С:Клиент ЭДО».
- «1С:Клиент ЭДО» – программа, разработанная на платформе «1С:Предприятие 8» и предназначенная для организации и ведения электронного документооборота.
«1С:Клиент ЭДО» необходимо было синхронизировать с программой «1С:Управление торговлей», в которой у нас ведется учет.
Сначала мы тренировались на внутренних документах, обменивались между своими подразделениями первичными и отгрузочными документами. Со временем наработали опыт, научились работать с системой, поняли, как документы отражаются в учёте, и как их воспринимает бухгалтерия и налоговая. Для каждого сотрудника мы выпустили электронно-цифровую подпись (ЭЦП) для подписания документов.
Как мы работаем сегодня
Теперь все основные операции с документами выполняются в несколько кликов: формирование, подписание, отправка и получение.
- Исходящие документы. Менеджеры заполняют данные в программе «1С:Управление торговлей» и отправляют контрагенту. Информация попадает в «1С:Клиент ЭДО», где сначала формируется документ, затем он подписывается электронной подписью и отправляется оператору ЭДО контрагента.
- Входящие документы. Контрагент отправляет документ, «1С:Клиент ЭДО» формирует его и направляет в «1С:Управление торговлей». Менеджер проверяет корректность документа, и только после этого направляет обратно в «1С:Клиент ЭДО» на подписание.
Мы ввели правило – контрагент должен подписать документ, полученный от нас, в течение ограниченного времени. Если он не подписывает электронный документ до конца квартала, мы закрываем его в программе и подписываем на бумаге. Так мы понимаем, с кем оперативнее вести бумажный документооборот.
Менеджеры могут аннулировать документ при приеме и отправке, если необходимо признать его недействительным.
Благодаря отчету, настроенному под нас, мы видим в целом, какие документы не подписаны, по каким пришли корректировки или аннулирование. Отчет позволяет быстро анализировать статусы документов, особенно когда они отправляются пакетами.
Какой эффект принесла автоматизация
Мы стараемся минимизировать трудозатраты на ежедневные операции. Электронный документооборот повысил скорость обработки и передачи документов. Раньше сотрудники часами обрабатывали документы, теперь их формирование, отправка и подписание происходит в один клик.
Раньше каждый сотрудник, работающий с документами, тратил время на контроль их подписания. Теперь мы назначили одного администратора, который отслеживает статусы и отчеты, и при необходимости отправляет бумажные документы, если партнер не может воспользоваться ЭДО.
Процент подписания документов вырос, а сроки значительно сократились. Нам не приходится постоянно звонить контрагентам с напоминаниями, для этого у нас есть автоматические рассылки.
С появлением пандемии и переходом на удаленный формат работы ЭДО позволил нам бесперебойно обмениваться документами. Если бы мы вели документооборот на бумаге, нам приходилось бы постоянно выезжать в офис для обработки и отправки документов.
Бывает, что у поставщиков номенклатура отличается от нашей. С помощью «1С:Клиент ЭДО» нам удалось настроить сопоставление номенклатуры. Теперь у нас есть отдельное окошко для документов, по которым требуется ручное сопоставление. Сопоставить номенклатуру в ручном режиме необходимо один раз: в дальнейшем конфигурация автоматически будет повторять это действие.
При переходе на ЭДО мы стали экономить не менее 100 000 рублей в месяц – на бумаге, картриджах для принтеров, курьерах, почтовых отправлениях, времени администратора, менеджеров и бухгалтеров.
Чем больше наших контрагентов подключается к ЭДО, тем существенней становится наша экономия. Пользование сервисом «1С:Клиент ЭДО» бесплатное, мы платим лишь за отправленный комплект документов по каждой сделке. Его цена зависит от объема трафика и условий оплаты – от 2,5 до 10 рублей. С нашим документооборотом траты составляют около 6 000 рублей в месяц.
Более 700 компаний-партнеров перешли на электронный документооборот вместе с нами. Мы смогли ускорить работу с документами, снизить трудозатраты на их обработку, минимизировали риски и издержки, которые возникали при бумажном документообороте.
Источник: https://buh.ru